This Privacy Policy explains how FUTBIK TOV ("Footbik", "we") processes personal data when you message the Footbik children's football club on Instagram (@club_footbik) and are answered by our automated assistant ("Footbik Ukraine" Meta app, App ID 1269319278411536). It also covers the Facebook Pages linked to that Instagram account. It applies to parents and guardians who contact the club; the assistant is not intended for use by children.
| Data | Source | Why |
|---|---|---|
| Instagram-scoped user ID (IGSID), Instagram username and public profile name | Instagram messaging webhooks (Meta) | To identify the conversation and reply to you |
| Text of the messages you send to the club and our replies; voice messages you send (transcribed to text) | You, via Instagram Direct | To answer your questions and book a trial training session |
| Child's first name and age, preferred location/time of training | You, during the conversation | To offer a suitable group and book a trial session |
| Your phone number and your name | You, when you agree to book a trial session | So a club manager can confirm the booking and contact you |
| Ad referral data (ID of the Instagram/Facebook ad you came from), if you messaged us from an ad | Instagram messaging webhooks (Meta) | To measure which ads lead to enquiries |
| Technical logs of the assistant (timestamps, message IDs, processing status) | Our systems | Reliability, troubleshooting, abuse prevention |
We do not collect payment data, precise location, or any sensitive categories of data through the assistant.
Conversations and bookings are stored on servers operated for Footbik and in the club's customer relationship management (CRM) system. Our processors:
| Processor | Role | Data |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd / Meta Platforms, Inc. | Instagram messaging platform; Conversions API | Messages are delivered through Instagram; conversion events — see section 5. Meta's own processing is governed by Meta's Privacy Policy. |
| Hosting provider of our application server (Ukraine) | Hosting of the assistant and its database | Conversation history, bookings, technical logs |
| Odoo S.A. (hosted CRM, EU) | Club CRM | Lead records: name, phone number, child's name and age, requested training group |
| Google LLC (Gemini API) | Language model used to understand and draft replies | Message text of the current conversation; Google does not use API data to train its models under the paid API terms |
| OpenRouter, Inc. (routing to language-model providers) | Language model used to understand and draft replies, including transcription of voice messages | Message text / audio of the current conversation; data is not used for model training under our configuration |
Processors act on our instructions under data-processing terms. Where data leaves Ukraine or the EEA (e.g. to the United States), transfers rely on the providers' standard contractual safeguards.
If you booked a trial session in an Instagram conversation, we send Meta a single event named LeadSubmitted through the Meta Conversions API for Business Messaging. The event contains only: the Instagram-scoped ID of the conversation, the ID of the club's Instagram account, the time of the booking and an internal booking reference. We never send the text of your messages, your name, phone number or your child's details to Meta. Meta uses the event to attribute the booking to the ad you came from and to optimise the club's own ad campaigns; the event is not shared with any other advertiser. You may object to this at any time (section 8) — we will then stop sending events for your conversation.
The assistant is addressed to parents and guardians. We ask only for the child's first name and age in order to place the child in an age-appropriate group. We do not knowingly process data of children under 13 as users of the assistant; if a child has contacted us directly, we will delete the data on request.
We do not sell personal data. Besides the processors above, we disclose data only to club staff who handle enquiries, and where required by law.
Under the Law of Ukraine "On Personal Data Protection" and, where applicable, the GDPR, you may request access to, correction, deletion or restriction of your data, object to processing based on legitimate interest (including ad measurement), and lodge a complaint with the Ukrainian Parliament Commissioner for Human Rights or your local supervisory authority. To exercise your rights, use the contacts in section 10. We answer within 30 days.
You can have your data deleted in either of these ways:
Delete my data (or «Видалити мої дані») to @club_footbik. A club manager will confirm your identity by replying in the same conversation.Within 30 days we will delete your conversation history, assistant logs and your lead record in the CRM, and confirm the deletion in writing. Where we must keep some data by law (for example invoices for paid training), we will tell you what is kept and why. Deleting data on our side does not delete the messages from your own Instagram account — you can delete the conversation in the Instagram app.
You can also remove the connection between your Instagram account and our Meta app at any time in Instagram → Settings → Website permissions / Apps and websites.
FUTBIK TOV (ТОВ «ФУТБІК»), Ukraine
E-mail: footbikassistant@gmail.com
Website: https://footbik.ua
Instagram: @club_footbik
We may update this policy; the current version with its effective date is always available at this address.
Коли ви пишете клубу в Instagram (@club_footbik) і вам відповідає наш автоматичний асистент, ми обробляємо: ваш Instagram-ідентифікатор (IGSID) та ім'я профілю; текст ваших повідомлень і наших відповідей (голосові — у вигляді розшифровки); ім'я та вік дитини, бажане місце й час тренувань; ваше ім'я та номер телефону — лише коли ви погоджуєтесь записатися на пробне заняття; дані про рекламне оголошення, з якого ви прийшли; технічні журнали роботи асистента.
Щоб відповісти на ваші запитання, записати дитину на пробне тренування та передати розмову менеджеру клубу; щоб оцінювати результати нашої реклами в Instagram/Facebook; для безпеки та надійності сервісу.
На сервері, що працює для Footbik, та в CRM-системі клубу (Odoo). Наші обробники: Meta Platforms (платформа Instagram та Conversions API), хостинг-провайдер сервера, Odoo S.A. (CRM), Google LLC (модель Gemini — розуміння повідомлень і підготовка відповідей), OpenRouter, Inc. (маршрутизація до мовних моделей, у т.ч. розшифровка голосових). Обробники діють за нашими вказівками; дані не використовуються для навчання моделей.
Історію листування та журнали асистента — до 24 місяців після останнього повідомлення; записи про заявки в CRM — до 3 років після останнього контакту (довше — лише якщо цього вимагає закон щодо укладених договорів); технічні журнали — до 90 днів.
Якщо ви записалися на пробне заняття у розмові в Instagram, ми надсилаємо Meta одну подію LeadSubmitted через Conversions API: ідентифікатор розмови, ідентифікатор Instagram-акаунта клубу, час і внутрішній номер заявки. Текст повідомлень, ваше ім'я, телефон і дані дитини до Meta не передаються. Ви можете заперечити проти цього в будь-який час.
Згідно із Законом України «Про захист персональних даних» (та GDPR, де застосовно) ви маєте право на доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки та заперечення. Відповідаємо протягом 30 днів.
Протягом 30 днів ми видалимо історію листування, журнали асистента та вашу заявку в CRM і письмово підтвердимо видалення. Якщо частину даних ми зобов'язані зберігати за законом, ми повідомимо, що саме і чому.
ТОВ «ФУТБІК», Україна · footbikassistant@gmail.com · footbik.ua · Instagram: @club_footbik